Datenschutzkodex

AI KOSMO

[X]. Verarbeitung personenbezogener Daten über den virtuellen Assistenten KOSMO

Auf unserer Website ist ein virtueler Assistent AI KOSMO (nachfolgend der „Chatbot“) aktiv, um Sie während der Navigation zu unterstützen, Ihnen Informationen über unsere Dienstleistungen bereitzuste len und Ihre Fragen zu beantworten. Dieser Dienst wird von AI KOSMO S.r.l. entwickelt, die gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines entsprechenden Vertrags, der Aufgaben und Verantwortlichkeiten regelt, als Auftragsverarbeiter tätig ist. Verantwortlicher für die über den Chatbot von Ihnen bereitgestelten Daten bleibt Hotel La Perla.

Der Chatbot nutzt KI-Systeme auf Basis von Large Language Models (LLM), um Ihre Anfragen zu verstehen und Ihnen relevante Antworten zu liefern.

a. Kategorien der verarbeiteten Daten Die Vnenbezogenen Daten:

  • Vom Nutzer aktiv bereitgestellte Daten: sämtliche Informationen, die Sie freiwi lig in das Chatfenster eingeben, wie z. B. Fragen, Informationsanfragen, Vor- und Nachname, Kontaktdaten oder Aufenthaltspräferenzen;
  • Sitzungsbezogene technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem sowie weitere technische Daten, die für das ordnungsgemäße technische Funktionieren des Chats erforderlich sind;
  • Inhalt der Konversationen: der volständige Text Ihrer Interaktionen mit dem Chatbot.

b. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Erbringung von Chat-Unterstützungs- und Supportleistungen: zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Unterstützung bei der Navigation und zur Bereitstelung der erforderlichen Informationen über unsere Dienstleistungen. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Bereitstelung eines effizienten und unmittelbaren Kundenservices. Bei vorvertraglichen Anfragen (z. B. Angebote, Verfügbarkeiten für Buchungen) ist die Rechtsgrundlage die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
  • Verbesserung des Dienstes und Training von KI-Algorithmen: zur Analyse der Konversationen (soweit möglich in aggregierter und anonymisierter Form), um die Genauigkeit der Antworten des Chatbots und die Effektivität des Dienstes zu verbessern. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters an der Verbesserung der Technologie und der Qualität des angebotenen Dienstes, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen.

Die Bereitstelung der Daten für Zweck Nr. 1 ist freiwi lig, jedoch erforderlich, um den Chatbot-Dienst nutzen zu können. Für Zweck Nr. 2 können Sie jederzeit Widerspruch einlegen, ohne dass dadurch die Möglichkeit beeinträchtigt wird, den Chatdienst weiterhin zu nutzen.

c. Verarbeitung Modalitäten und Sicherheitsmaßnahmen

Die Verarbeitung erfolgt mittels IT- und telematischer Instrumente. In Übereinstimmung mit den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstelungen (Art. 25 DSGVO) werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten, einschließlich der Pseudonymisierung oder Anonymisierung der Daten, soweit möglich, insbesondere für die Zwecke des Algorithmus-Trainings.

d. Speicherdauer der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß dem Grundsatz der Speicherbegrenzung aufbewahrt:

  • Für Zwecke der Unterstützung werden die Konversationsprotokole für den Zeitraum aufbewahrt, der strikt erforderlich ist, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, und in jedem Fal nicht länger als 6 Monate ab Beendigung der Chatsitzung, es sei denn, das Entstehen eines Rechtsstreits rechtfertigt eine weitere Aufbewahrung.
  • Für Zwecke des Algorithmus-Trainings werden personenbezogene Daten in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nur für den Zeitraum ermöglicht, der für die Analyse und die Gewinnung von Informationen zur Verbesserung des Models unbedingt erforderlich ist; anschließend werden sie irreversibel anonymisiert oder gelöscht. Dieser Zeitraum überschreitet in keinem Fa l 90 Tage.

e. Weitergabe der Daten und Datenübermittlungen

Die über den Chatbot erhobenen Daten werden von unserem Anbieter AI KOSMO verarbeitet, der als Auftragsverarbeiter benannt ist. AI KOSMO kann sich zur Erbringung des Dienstes weiterer Unterauftragsverarbeiter (z. B. Cloud-Dienstleister) bedienen, unter Einhaltung der in Art. 28 DSGVO vorgesehenen Verpflichtungen. Die Nutzung solcher Dienste kann die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) beinhalten. Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich bei Vorliegen geeigneter Garantien, wie etwa Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission oder dem Abschluss von Standardvertragsklauseln.

f. Einsatz von Systemen künstlicher Intelligenz

Der Chatbot-Dienst nutzt Technologien der künstlichen Inteligenz, insbesondere LLMs. Im Einklang mit den Transparenzgrundsätzen der europäischen KI-Verordnung (AI Act), der DSGVO sowie des nationalen Gesetzes Nr. 132/2025 möchten wir Ihnen folgende Informationen bereitstelen:

  • Transparenzpflicht: Wir informieren Sie darüber, dass Sie mit einem System interagieren, das KI-Komponenten verwendet. Dieses System wurde entwickelt, um das Hotelpersonal bei der Auslegung und Weiterleitung Ihrer Anfragen zu unterstützen.
  • Funktionsweise und Systemlogik: Das KI-System analysiert den Text Ihrer Anfragen, um deren Inhalt und Zweck zu verstehen und sie an die zuständige Abteilung weiterzuleiten.
  • Menschliche Aufsicht und keine automatisierten Entscheidungen: Wir garantieren, dass das KI-System als unterstützendes Instrument für unser Personal fungiert. Es werden keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (gemäß Art. 22 DSGVO), ausschließlich automatisiert getroffen. Jede komplexe Anfrage, Belastung oder relevante Entscheidung unterliegt der Überprüfung und Validierung durch einen menschlichen Mitarbeiter.
  • Fairness und Nichtdiskriminierung: Die KI-Systeme wurden entwickelt und werden regelmäßig überwacht, um das Risiko von Fehlern und diskriminierenden Effekten zu minimieren, im Einklang mit bewährten Verfahren und den gesetzlichen Anforderungen.

g. Rechte der betroffenen Person im Zusammenhang mit dem Einsatz von KI

Zusätzlich zu den algemeinen Rechten gemäß DSGVO (Auskunft, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) weisen wir darauf hin, dass Ihnen im Zusammenhang mit dem Einsatz von Systemen künstlicher Inteligenz besondere Rechte zustehen, im Einklang mit den Vorgaben der Aufsichtsbehörden:

  • Recht auf Berichtigung: Solten Sie feststelen, dass die vom Chatbot generierten, Sie betreffenden Informationen unrichtig sind, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen;
  • Recht auf Löschung: Ist eine Berichtigung der unrichtigen Daten technisch nicht möglich, haben Sie das Recht, deren Löschung zu verlangen;
  • Widerspruchsrecht: Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck des Algorithmus-Trainings auf Grundlage des berechtigten Interesses widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an Hotel La Perla unter den in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten wenden.

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